1. Amaç ve kapsam
Bu Gizlilik Politikası, Kodex Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından sunulan Qodex web sitesi, satın alma/checkout sayfaları, başvuru formları, mobil uygulamalar, panel kullanımı, destek kanalları ve bulut tabanlı ön muhasebe hizmetleri kapsamında kişisel verilerin işlenmesine ilişkin esasları açıklar.
Qodex; işletmelerin ve mali müşavirlik ofislerinin fatura, cari, stok, kasa/banka, e-Fatura/e-Arşiv/e-SMM, belge yönetimi, klasör, OCR, takvim ve raporlama süreçlerini dijital ortamda yönetmesini sağlayan bir SaaS hizmetidir. Bu nedenle kullanıcı, şirket, başvuru, ödeme, abonelik, mükellef hakkı ve hizmet kullanımına ilişkin veriler işlenebilir.
2. Veri sorumlusu
Kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla Kodex Bilgi Teknolojileri A.Ş. tarafından işlenmektedir.
Veri sorumlusuna ilişkin adres, MERSİS ve diğer kurumsal bilgiler şirket kuruluş ve operasyon süreçleri tamamlandıkça bu sayfada güncellenecektir. Kişisel verilerinizle ilgili talepleriniz için [email protected] adresinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.
3. İşlenen kişisel veri kategorileri
Qodex hizmetinin kullanım şekline bağlı olarak aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:
- Kimlik ve yetkili bilgileri: ad, soyad, unvan, başvuru sahibi, firma yetkilisi ve kullanıcı rol bilgileri.
- İletişim bilgileri: e-posta, telefon, şirket iletişim bilgileri ve destek yazışmaları.
- Şirket ve başvuru bilgileri: şirket/unvan, vergi dairesi, VKN/TCKN, şehir/ilçe, başvuru tipi, paket ve plan tercihi.
- Satın alma ve abonelik bilgileri: seçilen yıllık plan, dönem, tutar, KDV, ödeme durumu, ödeme referansı, satın alma oturumu, 1 mükellef hakkı ve hak tüketim bilgileri.
- Ön muhasebe hizmet verileri: cari, fatura, e-belge, stok, kasa/banka, gelir/gider, belge, klasör, OCR çıktıları ve kullanıcı tarafından yüklenen dokümanlar.
- İşlem güvenliği bilgileri: IP adresi, cihaz/tarayıcı bilgisi, oturum, log, işlem zamanı, doğrulama ve güvenlik kayıtları.
- Pazarlama ve analiz bilgileri: izin verilmesi halinde kampanya iletişim tercihleri; web analitiği, UTM, referrer ve çerez verileri.
4. Checkout, ödeme ve kart bilgileri
Web sitesindeki satın alma akışı kapsamında ödeme hazırlık bilgileri Qodex tarafından işlenir; kart bilgileriniz Qodex web sitesinde veya Qodex panelinde saklanmaz. Kartla ödeme işlemleri ödeme hizmet sağlayıcısı altyapısı üzerinden gerçekleştirilir.
Qodex, çevrim içi ödeme alma süreçlerinde iyzico ödeme altyapısından hizmet alabilir. Ödeme adımında kart bilgileri ve ödeme güvenliği kontrolleri iyzico ve ilgili banka/ödeme kuruluşları tarafından işlenebilir. Qodex tarafında ödeme referansı, ödeme durumu, plan, tutar, KDV, sağlayıcı bilgisi ve panel başvuru aktarımı için gerekli sınırlı kayıtlar tutulur.
Ödeme başarılı olduğunda başvuru, panelde ödemeli başvuru olarak admin onayına düşer. Kontroller sonrası hesap oluşturma ve 1 mükellef hakkı tanımlama süreçleri yürütülür.
5. Kişisel verilerin işlenme amaçları
- Qodex hesabı, başvuru, owner/staff kullanıcıları ve yetkilendirme süreçlerinin yürütülmesi.
- Satın alma, ödeme, panel aktarımı, admin onayı, abonelik ve mükellef hakkı süreçlerinin yönetilmesi.
- Ön muhasebe, e-Dönüşüm, belge yönetimi, mobil belge yükleme, OCR, takvim, raporlama ve destek hizmetlerinin sunulması.
- Faturalandırma, muhasebe, tahsilat, iade, mutabakat ve yasal kayıt yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
- Hizmet güvenliği, kötüye kullanımın önlenmesi, loglama, hata giderme ve performans iyileştirme faaliyetleri.
- İzin verilmesi halinde ticari iletişim, kampanya, ürün duyuruları ve pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi.
6. Kişisel veri toplama yöntemi ve hukuki sebepler
Kişisel verileriniz web sitesi formları, checkout ekranları, panel ve mobil uygulama kullanımı, destek talepleri, e-posta/telefon/WhatsApp iletişimi, ödeme hizmet sağlayıcıları, çerezler ve entegrasyon servisleri üzerinden elektronik ortamda toplanabilir.
Verileriniz; sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat, açık rıza ve kanunlarda öngörülen diğer işleme şartlarına dayanılarak işlenebilir.
7. Kişisel verilerin aktarılması
Kişisel verileriniz, yukarıdaki amaçlarla sınırlı olmak üzere; ödeme hizmet sağlayıcıları ve bankalar, e-Dönüşüm/entegratör hizmetleri, bulut ve barındırma altyapısı sağlayıcıları, e-posta/SMS/iletişim hizmet sağlayıcıları, teknik destek hizmetleri, mali müşavir/hukuk danışmanı, yetkili kamu kurum ve kuruluşları ve iş ortaklarıyla paylaşılabilir.
iyzico üzerinden ödeme yapıldığında ödeme işleminin gerçekleştirilmesi, güvenlik/doğrulama kontrolleri ve iade süreçleri için gerekli bilgiler iyzico ve ilgili ödeme kuruluşlarıyla paylaşılabilir. Yurt dışındaki teknoloji veya bulut altyapısı sağlayıcılarının kullanılması halinde aktarım, KVKK ve ilgili mevzuatta öngörülen şartlara uygun şekilde yapılır.
8. Saklama süresi
Kişisel verileriniz, işleme amacı için gerekli süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı, muhasebe, vergi, ödeme ve sözleşme saklama süreleri dikkate alınarak saklanır. Süresi dolan veriler mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
9. İlgili kişi hakları
KVKK kapsamında; verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarılan üçüncü kişileri bilme, eksik/yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme, silme veya yok etme talep etme ve mevzuatta sayılan diğer haklara sahipsiniz.
10. Çerezler ve benzeri teknolojiler
Web sitemizde zorunlu çerezler, güvenlik/session kayıtları, analitik ve izin verilen pazarlama teknolojileri kullanılabilir. Checkout akışında ödeme oturumunun güvenli yürütülmesi, ödeme sonucunun gösterilmesi ve hatalı/mükerrer işlemlerin önlenmesi için teknik kayıtlar tutulabilir. Ayrıntılar için Çerez Politikası sayfasını inceleyebilirsiniz.
11. Veri güvenliği
Qodex; yetkilendirme, rol bazlı erişim, loglama, şifreleme, güvenli iletişim, rate limit, imza doğrulama ve yetkisiz erişimi önlemeye yönelik teknik/idari tedbirler uygular. Kart bilgileriniz Qodex sistemlerinde saklanmadığı için ödeme kartı verilerinin güvenliği ödeme hizmet sağlayıcısı altyapısı üzerinden yürütülür.
12. İletişim ve güncellemeler
Gizlilik Politikası, ürün, ödeme, panel veya mevzuat süreçlerinde değişiklik olması halinde güncellenebilir. Sorularınız ve KVKK başvurularınız için [email protected] adresinden bize ulaşabilirsiniz.